Vedoucí administrativy a výkonné podpory

Jesamine Nel, e-mail: nel@pulsarexpo.eu

Vedoucí administrativy a výkonné podpory

Oddělení: Administrativa a výkonná podpora

Název pozice: Vedoucí administrativy a výkonné podpory

Nadřízený: co-CEO (Strategie a rozvoj organizace)

Organizační zařazení: Chief of Staff / Kancelář co-CEO

Rozsah podpory: Oba co-CEO / společníci a administrativní podpora společnosti

Hlavní odpovědnosti

1. Vedení administrativní funkce

Vést, rozvíjet a systematicky řídit tým Administrativy a výkonné podpory tak, aby poskytoval spolehlivou, profesionální a efektivní podporu společnosti i oběma co-CEO.

Definovat role v týmu, priority, rozdělení pracovní zátěže, úroveň poskytovaných služeb a zastupitelnost jednotlivých členů týmu a zajistit efektivní koordinaci podpůrných kapacit.

2. Nastavení modelu poskytování služeb, prioritizace a rozdělování práce

Odpovídat za nastavení modelu fungování oddělení Administrativy a výkonné podpory a rozdělovat práci mezi členy týmu podle jejich specializace, obchodních priorit a potřeb obou co-CEO.

Zajišťovat jasně vymezené odpovědnosti, kontinuitu poskytované podpory, dodržování pravidel důvěrnosti a efektivní zajištění jak firemních záležitostí, tak určených osobních a rodinných záležitostí.

3. Tvorba pravidel, standardů a administrativní řízení

Odpovídat za návrh, implementaci a průběžné zlepšování interních politik, standardních operačních postupů (SOP), pravidel, šablon a standardů pro oblast administrativy.

Zajistit, aby administrativní procesy byly jasně definované, zdokumentované, v souladu s interními pravidly a důsledně dodržované v rámci celé funkce.

4. Dohled nad kancelářským provozem a administrativními službami

Prostřednictvím týmu i externích dodavatelů zajišťovat efektivní provoz kanceláří a administrativní podporu napříč lokalitami společnosti.

Dohlížet na kancelářský provoz, podporu související se správou budov, návštěvy, organizaci schůzek, cestovní administrativu, firemní akce, správu dokumentů, archivaci, poštovní agendu, správu inventáře a další podpůrné služby.

5. Výkonná a osobní podpora co-CEO

Poskytovat důvěrnou a vysoce profesionální výkonnou podporu oběma co-CEO a společníkům v obchodních a strategických záležitostech.

Zajišťovat, aby určené osobní a rodinné záležitosti byly prostřednictvím týmu řešeny diskrétně, spolehlivě a s odpovídající prioritou.

Působit jako hlavní kontaktní osoba pro citlivé záležitosti vyžadující úsudek, důvěru nebo eskalaci.

6. Sekretariát porad vrcholového vedení a sledování plnění úkolů

Vykonávat funkci oficiálního sekretáře porad vrcholového vedení (Top Management Meetings).

Ve spolupráci s předsedajícím (Chair), Chief of Staff a příslušným co-CEO připravovat podklady pro jednání, koordinovat tok dokumentace, zpracovávat a finalizovat zápisy z jednání, koordinovat schvalování a podpisy a spravovat oficiální archiv jednání.

Vést registr přijatých rozhodnutí a úkolů z porad vrcholového vedení a zajistit, aby každé schválené rozhodnutí bylo převedeno do konkrétního úkolu s jasně určeným vlastníkem a termínem splnění.

Průběžně sledovat stav plnění úkolů, konsolidovat aktualizace, připomínat odpovědným osobám blížící se termíny a eskalovat opožděné, blokované nebo nejasné úkoly předsedajícímu, Chief of Staff nebo příslušnému co-CEO.

7. Řízení dodavatelů, rozpočtu a administrativních zdrojů

Odpovídat za administrativní rozpočet, nákupy související s provozem kanceláře a vztahy s dodavateli v rámci svěřené oblasti.

Zajišťovat hospodárné využívání prostředků, vysokou kvalitu služeb, dodržování smluvních závazků, kontinuitu klíčových podpůrných služeb a efektivní využívání administrativních zdrojů.

8. Mezioddělová spolupráce a kvalita poskytovaných služeb

Zajišťovat úzkou spolupráci mezi oddělením Administrativy a výkonné podpory a ostatními útvary společnosti.

Slaďovat poskytovanou podporu s potřebami společnosti a vytvářet profesionální, vstřícné a dobře organizované pracovní prostředí pro zaměstnance, návštěvy i oba co-CEO.